Kebijakan AML

Lingkup kebijakan

Kebijakan ini berlaku untuk semua petugas Octa, karyawan, produsen dan produk yang ditunjuk serta layanan yang ditawarkan oleh Octa. Semua unit bisnis dan lokasi di Octa akan bekerja sama untuk menciptakan upaya kohesif dalam memerangi pencucian uang. Setiap unit bisnis dan lokasi telah menerapkan prosedur berbasis risiko yang diharapkan dapat mencegah, mendeteksi dan menyebabkan pelaporan transaksi. Semua upaya yang dilakukan akan didokumentasikan dan dipertahankan. Komite Kepatuhan AML bertanggung jawab untuk memprakarsai Suspicious Activity Reports ("SAR") atau laporan lainnya yang diperlukan, kepada badan penegak hukum atau badan regulator. Setiap kontak oleh penegak hukum atau badan regulator yang terkait dengan Kebijakan harus diarahkan ke Komite Kepatuhan AML.

Komite harus

Menerima laporan internal (yang dicurigai) sebagai pencucian uang
Menyelidiki laporan kejadian yang mencurigakan
Membuat laporan tentang peristiwa mencurigakan yang relevan dengan pihak yang berwenang
Memastikan susunan aturan yang dibuat untuk kesadaran dan pelatihan staf dan penasihat
Melaporkan setidaknya setiap tahun kepada badan pengelola perusahaan mengenai operasi dan efektivitas sistem dan kontrol perusahaan.
Memantau operasional sehari-hari kebijakan anti pencucian uang sehubungan dengan: pengembangan produk baru; pengambilan pelanggan baru; dan perubahan dalam profil bisnis perusahaan.

Kebijakan

Adalah kebijakan Octa untuk secara aktif melakukan pencegahan pencucian uang dan aktivitas apapun yang memfasilitasi pencucian uang atau pendanaan kegiatan teroris atau kriminal. Octa berkomitmen untuk mematuhi AML sesuai dengan hukum yang berlaku dan mewajibkan petugas, karyawan dan produsen yang ditunjuk untuk mematuhi standar ini dalam mencegah penggunaan produk dan layanan untuk tujuan pencucian uang.

Untuk tujuan Kebijakan, pencucian uang pada umumnya didefinisikan sebagai tindakan yang dirancang untuk menyembunyikan atau menyamarkan asal usul sebenarnya dari hasil yang berasal dari kriminal sehingga hasil yang melanggar hukum tersebut nampaknya berasal dari asal-usul yang sah atau merupakan aset yang sah.

Apa itu Pencucian Uang?

Pencucian uang adalah proses di mana uang yang diperoleh secara kriminal atau aset lainnya (properti kriminal) dipertukarkan dengan uang "bersih" atau aset lainnya yang tidak memiliki kaitan yang jelas dengan asal-usul kriminal mereka.

Properti kriminal dapat berwujud dalam bentuk apapun, termasuk uang atau barang berharga, surat berharga, properti berwujud dan properti tak berwujud. Ini juga mencakup dana yang hanya lewat, yang digunakan untuk mendanai terorisme.

Kegiatan pencucian uang meliputi:

Mendapatkan, menggunakan atau memiliki properti kriminal
Menangani hasil kejahatan seperti pencurian, penipuan dan penghindaran pajak
Dengan sengaja terlibat dengan properti kriminal atau teroris
Masuk dalam pengaturan/penyusunan untuk memfasilitasi pencucian properti kriminal atau teroris
Melakukan investasi hasil kejahatan di produk keuangan lainnya
Melakukan investasi hasil kejahatan melalui akuisisi properti / aset
Mentransfer properti kriminal

Tidak ada satu tahap dalam pencucian uang; metode dapat dilakukan dengan berbagai cara mulai dari pembelian dan penjualan barang mewah seperti mobil atau perhiasan hingga melewatkan uang melalui jaringan yang rumit dari operasi yang sah. Biasanya permulaannya adalah uang namun perlu diperhatikan bahwa pencucian uang didefinisikan ke dalam properti kriminal. Ini bisa berupa properti dalam bentuk hukum yang mungkin ada, entah itu uang, hak, real estat atau keuntungan lainnya, jika anda tahu atau menduga bahwa itu diperoleh, baik secara langsung atau tidak langsung, sebagai akibat dari aktivitas kriminal dan anda tidak melaporkannya kemudian anda juga mengambil bagian dalam prosesnya.

Proses pencucian uang mengikuti tiga tahap:

Penempatan
Pembuangan hasil awal berasal dari aktivitas ilegal misalnya ke rekening bank
Melapisi
Uang tersebut dipindahkan melalui sistem dalam serangkaian transaksi keuangan untuk menyamarkan asal usul uang tunai dengan tujuan supaya terlihat legitimasi.
Integrasi
Kriminal dengan bebas menggunakan uang sesuai dengan pilihan mereka setelah dikeluarkan dari sistem karena dinyatakan "bersih".

Tidak ada bisnis sektor keuangan yang kebal dari aktivitas kriminal dan Perusahaan harus mempertimbangkan risiko pencucian uang yang diajukan oleh produk dan layanan yang mereka tawarkan.

Apa itu Counter Terrorist Financing (CTF)?

Pembiayaan teroris adalah proses bisnis dan individu yang sah yang dapat memilih untuk menyediakan dana untuk menggerakkan aktivitas teroris atau organisasi karena alasan ideologis, politis atau lainnya. Oleh karena itu, Perusahaan harus memastikan bahwa: (i) pelanggan bukanlah organisasi teroris itu sendiri; dan (ii) mereka tidak menyediakan sarana melalui yang mana organisasi teroris didanai.

Pembiayaan teroris mungkin tidak melibatkan hasil tindak pidana, melainkan usaha untuk menyembunyikan asal atau penggunaan dana yang dimaksudkan, yang nantinya akan digunakan untuk tujuan kriminal.

Pendekatan Berbasis Resiko

Tingkat uji kelayakan yang dibutuhkan saat mempertimbangkan prosedur anti pencucian uang di dalam perusahaan, harus mengambil pendekatan berbasis risiko. Ini berarti jumlah sumber daya yang dihabiskan untuk melakukan uji kelayakan dalam satu hubungan yang merupakan risiko subjek harus sesuai dengan besarnya risiko yang diajukan oleh hubungan tersebut.

Hal ini dapat dipecah menjadi beberapa bidang berikut:

Resiko Pelanggan

Profil pelanggan yang berbeda memiliki tingkat risiko yang berbeda pula. Pemeriksaan dasar Know Your Customer (KYC) dapat menentukan resiko yang ditimbulkan oleh pelanggan. Misalnya, individu yang hampir pensiun membuat kontribusi reguler dan kecil ke rekening tabungan sesuai dengan rincian keuangan mereka, oleh karena itu resiko mereka lebih kecil daripada individu paruh baya yang membuat pembayaran mendadak yang nilainya selalu berubah dalam rekening tabungan yang tidak sesuai dengan profil data keuangan pelanggan. Intensitas uji kelayakan yang dilakukan pada yang terakhir akan lebih tinggi daripada yang dilakukan pada saat yang pertama karena potensi ancaman pencucian uang pada kasus kedua akan dianggap lebih besar. Struktur perusahaan dapat digunakan sebagai contoh pelanggan yang dapat membawa profil risiko lebih tinggi daripada yang baru saja dilihat, karena hal ini dapat digunakan oleh para kriminal untuk melapisi transaksinya untuk menyembunyikan sumber dana. Melakukan hal tersebut, maka klien dapat dikategorikan menjadi ikatan resiko yang berbeda.

Resiko Produk

Inilah risiko yang ditimbulkan oleh produk atau layanan itu sendiri. Resiko produk didorong oleh fungsinya sebagai alat pencucian uang.

Joint Money Laundering Steering Group telah mengkategorikan produk dimana Perusahaan biasanya menangani tiga resiko yang terikat – pengurangan, menengah dan peningkatan. Biasanya, kontrak proteksi murni dikategorikan mengurangi resiko dan investasi di unit trust sebagai peningkatan resiko. Selain itu, faktor yang akan berkontribusi terhadap klasifikasi kategori resiko adalah proses penjualan yang terkait dengan produk. Jika transaksi dalam produk terjadi atas dasar pertimbangan sebagai akibat dari KYC, ini akan membawa resiko lebih kecil daripada transaksi eksekusi saja, dimana anda kurang mengetahui secara signifikan tentang pelanggan.

Resiko Negara

Lokasi geografis klien atau asal aktivitas bisnis memiliki resiko yang berkaitan, hal ini berasal dari fakta bahwa negara-negara di seluruh dunia memiliki tingkat resiko yang berbeda-beda.

Perusahaan akan menentukan tingkat uji kelayakan yang dibutuhkan di awal dan secara berkelanjutan menggunakan empat area resiko di atas.

Program identifikasi pelanggan

Octa mengadopsi Customer Identification Program (CIP). Octa akan memberikan pemberitahuan bahwa akan mencari informasi identifikasi; mengumpulkan sejumlah informasi identifikasi dari setiap pelanggan, mencatat informasi dan metode verifikasi serta hasilnya.

Pemberitahuan kepada pelanggan

Octa akan memberitahukan kepada pelanggan bahwa akan meminta informasi dari mereka untuk memverifikasi identitas mereka, seperti yang ditentukan oleh undang-undang yang berlaku

Kenali pelanggan anda

Ketika sebuah hubungan bisnis terbentuk, untuk menetapkan rencana merupakan aktivitas yang normal di kemudian hari dalam hubungan tersebut, perusahaan perlu memastikan sifat bisnis yang diharapkan oleh klien untuk dilakukan.

Begitu hubungan bisnis yang sedang berlangsung telah terjalin, setiap bisnis reguler yang dilakukan untuk pelanggan tersebut dapat dinilai terhadap pola aktivitas pelanggan yang diharapkan. Aktivitas yang tidak dapat dijelaskan kemudian dapat diperiksa untuk menentukan apakah ada dugaan pencucian uang atau pendanaan teroris.

Informasi mengenai pendapatan klien, pekerjaan, sumber kekayaan, kebiasaan trading dan tujuan ekonomis dari setiap transaksi biasanya dikumpulkan sebagai bagian dari bahan pertimbangan. Di awal kerjasama, informasi pribadi juga diminta, seperti, warga negara, tanggal lahir, dan alamat tempat tinggal. Informasi ini juga harus dipertimbangkan sehubungan dengan resiko kejahatan finansial (termasuk AML dan CTF). Untuk transaksi yang berisiko tinggi, kemungkinan perlu dilakukan verifikasi atas informasi yang diberikan oleh klien.

Sumber Dana

Ketika sebuah transaksi terjadi, sumber dana, yaitu bagaimana pembayaran harus dilakukan, dari mana dan oleh siapa, harus selalu dipastikan dan dicatat dalam file klien (ini biasanya dapat dicapai melalui penyimpanan salinan cek atau mandat debit langsung).

Identifikasi

Persyaratan identifikasi standar untuk pelanggan individu umumnya diatur oleh keadaan yang berkaitan dengan pelanggan dan jenis produk yang ditangani, yaitu tingkat resiko yang dikaitkan dengan produk, apakah itu adalah resiko yang dikurangi, resiko menengah atau peningkatan produk resiko. Dengan memperhitungkan produk pengurangan resiko dan resiko menengah, diperlukan beberapa informasi berikut sebagai standar untuk tujuan identifikasi:

Nama Lengkap
Alamat Tempat Tinggal

Verifikasi

Verifikasi informasi yang diperoleh harus didasarkan pada sumber yang terpercaya dan independen - yang mungkin berupa dokumen yang dihasilkan oleh pelanggan, atau secara elektronik oleh perusahaan, atau dengan kombinasi keduanya. Jika bisnis dilakukan secara tatap muka, perusahaan harus melihat dokumen asli dari dokumen yang diberikan dalam verifikasi.

Jika bukti identitas individu tujuannya untuk memberikan tingkat kepercayaan yang tinggi, biasanya dokumen tersebut dikeluarkan oleh departemen atau agen pemerintah, atau oleh pengadilan, karena ada kemungkinan lebih besar bahwa pihak berwenang akan memeriksa kebenaran dan karakteristik dari orang yang bersangkutan. Jika bukti identitas tersebut mungkin tidak dimiliki oleh seseorang, bukti identitas lainnya bisa diberikan, walaupun perusahaan harus mempertimbangkan hal ini terhadap resiko yang ada.

Dokumen yang diperlukan untuk verifikasi harus mengandung persyaratan berikut:

Dokumen yang dikeluarkan oleh pemerintah yang mengandung:

Nama lengkap pelanggan, dan
Alamat tempat tinggal mereka

Dokumen yang mengandung foto dari Identitas yang dikeluarkan oleh Pemerintah

Paspor yang masih berlaku
Kartu Identitas

Sebagai alternatif, verifikasi bisa dilakukan dengan memberikan dokumen yang diterbitkan oleh pemerintah (tanpa foto) yang mengandung nama lengkap pelanggan, didukung oleh dokumen kedua, yang mengandung:

Nama lengkap pelanggan, dan
Alamat tempat tinggal mereka

Octa FX tidak membatasi waktu untuk Klien mengirimkan dokumen verifikasi mereka. Namun, pengiriman tersebut merupakan persyaratan wajib untuk Klien dapat menarik dana mereka.

Octa berjanji untuk meninjau dokumen yang dikirimkan dalam waktu 24 jam sejak tanggal dokumen tersebut diterima.

Pemantauan dan pelaporan

Pemantauan berbasis transaksi akan muncul di dalam unit bisnis Octa yang sesuai. Pemantauan transaksi spesifik akan mencakup namun tidak terbatas pada transaksi yang mengumpulkan $ 5.000 atau lebih dan yang berkenaan dengan alasan Octa untuk mencurigai aktivitas yang mencurigakan. Semua laporan akan didokumentasikan.

Aktivitas mencurigakan

Ada tanda-tanda aktivitas mencurigakan yang mengarah ke pencucian uang. Hal ini biasanya disebut sebagai “red flags”. Jika red flag dideteksi, uji kelayakan tambahan akan dilakukan sebelum memproses transaksi. Jika tidak ada penjelasan yang masuk akal, maka kegiatan yang mencurigakan tersebut harus dilaporkan ke Komite Kepatuhan AML.

Contoh red flags adalah:

Pelanggan menunjukkan kekhawatiran yang tidak biasa mengenai kepatuhan perusahaan terhadap persyaratan pelaporan pemerintah dan kebijakan AML perusahaan, terutama berkenaan dengan identitas, jenis usaha dan asetnya, atau enggan atau menolak untuk mengungkapkan informasi apapun mengenai kegiatan bisnis, atau memberikan hal yang tidak biasa atau mencurigai identifikasi atau dokumen bisnis.
Pelanggan ingin terlibat dalam transaksi yang tidak memiliki pengertian bisnis atau strategi investasi yang jelas, atau tidak sesuai dengan strategi bisnis yang dinyatakan pelanggan.
Informasi yang diberikan oleh pelanggan yang mengidentifikasi sumber dana yang sah adalah salah, menyesatkan, atau secara substansial tidak benar.
Atas permintaan, pelanggan menolak untuk mengidentifikasi atau gagal menunjukkan sumber dana yang sah dan aset lainnya.
Pelanggan (atau orang yang dikaitkan dengan pelanggan secara publik) memiliki latar belakang yang dipertanyakan atau merupakan subjek laporan berita yang mengindikasikan kemungkinan pelanggaran pidana, perdata, atau peraturan.
Pelanggan menunjukkan kurangnya perhatian terhadap resiko, komisi, atau biaya transaksi lainnya.
Pelanggan tampaknya bertindak sebagai agen untuk prinsipal yang tidak diketahui, namun menolak atau enggan, tanpa alasan komersial yang sah, untuk memberikan informasi atau sebaliknya mengelak dari orang atau entitas tersebut.
Pelanggan memiliki kesulitan untuk menggambarkan sifat bisnisnya atau tidak memiliki pengetahuan umum tentang industri mereka.
Pelanggan mencoba terlalu sering atau deposit telalu besar, bersikeras untuk hanya berurusan dengan cash equivalents, atau meminta pembebasan dari kebijakan perusahaan terkait dengan penyimpanan cash and cash equivalents.
Tanpa alasan yang jelas, pelanggan memiliki beberapa akun dengan satu nama atau beberapa nama, dengan sejumlah besar transfer antar rekening atau pihak ketiga.
Rekening pelanggan memiliki aktivitas yang tidak dapat dijelaskan atau aktivitas yang muncul secara tiba-tiba, terutama di rekening yang hanya memiliki sedikit atau tidak ada aktivitas sebelumnya.
Rekening pelanggan memiliki sejumlah besar transfer dana ke pihak ketiga yang tidak terkait atau yang tidak sesuai dengan tujuan bisnis sah pelanggan.
Rekening pelanggan memiliki transfer riwayat transfer yang tidak memiliki tujuan bisnis yang jelas ke atau dari negara yang diidentifikasi sebagai resiko pencucian uang atau bank secrecy haven.
Rekening pelanggan menunjukkan transaksi transfer yang besar atau sering, kemudian dengan segera menarik dananya dengan cek atau debit tanpa tujuan bisnis yang jelas.
Pelanggan membuat setoran dana diikuti dengan permintaan supaya dana tersebut dikirim atau dipindahkan ke pihak ketiga, atau ke perusahaan lain, tanpa tujuan bisnis yang jelas.
Pelanggan membuat setoran dana untuk tujuan membeli investasi jangka panjang, kemudian dengan segera melakukan permintaan untuk melikuidasi posisi dan memindahkan atau mencairkan dananya keluar dari rekening.
Pelanggan meminta agar transaksi diproses sedemikian rupa untuk menghindari persyaratan normal dokumentasi perusahaan.

Kenali pelanggan anda - dasar untuk mengenali kecurigaan

Transaksi yang mencurigakan sering kali menjadi salah satu yang tidak sesuai dengan sepengetahuan pelanggan, bisnis legal atau aktivitas pribadi atau bisnis normal untuk jenis pelanggan tersebut. Oleh karena itu, kunci pengakuan pertama adalah mengetahui cukup banyak bisnis yang dimiliki pelanggan untuk mengetahui bahwa transaksi, atau rangkaian transaksi, tidak biasa.

Pertanyaan yang harus anda pertimbangkan saat menentukan apakah transaksi pelanggan kemungkinan mencurigakan adalah:

Apakah ukuran transaksi konsisten dengan aktivitas normal pelanggan?
Apakah transaksi itu rasional dalam konteks bisnis pelanggan atau kegiatan pribadi?
Apakah pola transaksi yang dilakukan oleh pelanggan berubah?

Skenario mencurigakan

Isu yang membuat anda memiliki alasan untuk mencurigai meliputi:

Klien yang enggan memberikan bukti identitas;
Klien yang sangat bergantung dengan tidak semestinya pada seorang yang mengenalkan bisnis (mereka mungkin bersembunyi di balik orang tersebut untuk menghindar dalam memberikan identitas atau bisnis mereka yang sebenarnya);
Permintaan untuk bisnis terkait uang, misalnya pertanyaan tentang apakah investasi dapat dilakukan secara tunai, saran bahwa dana mungkin tersedia secara tunai untuk investasi;
Dimana sumber dana untuk investasi tidak jelas;
Dimana besarnya dana yang tersedia tidak sesuai dengan keadaan klien (yaitu sumber kekayaan tidak jelas). Contohnya mungkin pelajar atau remaja dengan investasi dalam jumlah besar;
Dimana transaksi tidak tampak rasional dalam konteks bisnis pelanggan atau kegiatan pribadi. Perhatian khusus harus dilakukan pada area ini jika klien mengubah metode mereka untuk berurusan dengan anda tanpa penjelasan yang masuk akal;
Dimana pola transaksi berubah;
Jika klien yang melakukan transaksi yang bersifat internasional tampaknya tidak mempunyai alasan bagus untuk melakukan bisnis dengan negara-negara yang terlibat (misalnya mengapa mereka menahan uang di negara tertentu yang dananya masuk ke atau berasal dari negara tersebut? Apakah keadaan mereka menunjukkan bahwa hal tersebut masuk akal bagi mereka untuk menahan dana di negara-negara tersebut?);
Klien yang tidak bersedia memberikan informasi pribadi atau keuangan, tanpa alasan yang jelas atau rasional. (Perhatian khusus harus dilakukan agar tidak mencakup semua hubungan jarak jauh yang mencurigakan, karena sebagian besar bisa menjadi alasan yang masuk akal. Kecurigaan biasanya didasarkan pada jumlah masalah kumulatif dibandingkan dengan satu masalah)

Orang yang melakukan pencucian uang cenderung memberikan argumen persuasif tentang alasan transaksi mereka. Mereka harus diinterogasi untuk memutuskan apakah suatu transaksi mencurigakan.

Melaporkan kecurigaan

Dimana, untuk alasan apapun, kami menduga bahwa klien, atau siapa pun yang mewakili seseorang untuk bertindak, dapat melakukan (atau mencoba melakukan) transaksi yang melibatkan hasil kejahatan apa pun yang harus dilaporkan sesegera mungkin dan secara tertulis.

Laporan internal harus dibuat tertulis terlepas dari apakah bisnis tersebut telah melakukan ataupun akan melakukan hal yang mencurigakan.

Investigasi

Setelah pemberitahuan ke Komite Kepatuhan AML, sebuah penyelidikan akan dimulai untuk menentukan apakah sebuah laporan harus diajukan ke badan penegak hukum atau badan regulasi. Penyelidikan akan mencakup, namun tidak terbatas pada, meninjau semua informasi yang ada, seperti riwayat pembayaran, tanggal lahir, dan alamat. Jika hasil dari surat perintah penyidikan, sebuah rekomendasi akan diajukan ke Komite Kepatuhan AML untuk mengajukan SAR kepada badan penegak hukum atau badan regulasi. Komite Kepatuhan AML bertanggung jawab atas pemberitahuan atau pengarsipan dengan penegak hukum atau badan regulasi.

Hasil investigasi tidak akan diungkapkan atau didiskusikan dengan orang lain selain mereka yang memiliki kebutuhan yang sah untuk mengetahuinya. Dalam keadaan apapun petugas, karyawan atau agen yang ditunjuk tidak mengungkapkan atau mendiskusikan masalah AML, penyelidikan, pemberitahuan atau pengarsipan SAR dengan orang lain termasuk anggota keluarga petugas, karyawan atau agen yang ditunjuk.

Pembekuan Akun

Jika kita mengetahui bahwa dana di akun berasal dari aktivitas kriminal, atau muncul dari perintah penipuan, maka akun tersebut harus dibekukan. Jika diyakini bahwa pemegang akun mungkin terlibat dalam kegiatan penipuan yang sedang dilaporkan, maka akun tersebut kemungkinan perlu dibekukan.